Топ-7 лучших практик для создания чек-листов

Чек-листы кажутся простыми, но это обманчиво

Блог «Итак, список» предлагает обширную информацию о чек-листах. Вы можете найти определение, историю этого инструмента, руководство по созданию эффективного чек-листа и его типам. В одной из последних статей обсуждаются ошибки, которых следует избегать при создании чек-листов. Теперь давайте рассмотрим лучшие практики для создания отличного чек-листа.

Поскольку это 100-й пост в блоге «Итак, список», то самое время представить лучшее!🙂

Итак, список лучших практик для чек-листов

Чтобы повысить качество ваших чек-листов с хорошего до отличного уровня, рассмотрите следующие практики:

1. Тщательно изучите контекст, в котором будут использоваться чек-листы.
2. Сбалансируйте свободу, предоставляемую пользователям.
3. Поощряйте ответственность среди пользователей чек-листов.
4. Оптимизируйте задачи для быстрой и точной передачи намерений.
5. Следуйте логическому порядку пунктов чек-листа.
6. Установите регулярный сбор обратной связи и обновление чек-листов.
7. Поддерживайте версионность и документирование причин обновлений.

Тщательно изучите контекст, в котором будут использоваться чек-листы

При создании чек-листа вы разрабатываете инструмент, и для проверки его полезности в различных ситуациях важно провести тестирование. В своей знаменитой книге «Чек-лист» [1] Атул Гаванде описывает, как его команда тестировала первую версию чек-листа безопасности хирургических операций для ВОЗ в восьми больницах по всему миру.

Хотя такие масштабные тесты могут быть недоступны для всех, критически важно протестировать ваш чек-лист с группой людей, которые планируют его использовать. В конце концов, если никто и не собирается его применять, то зачем его создавать?

Сбалансируйте свободу, предоставляемую пользователям

Разные типы чек-листов предлагают пользователям различные возможности. Например, чек-лист «ПРОЧТИ — СДЕЛАЙ», поддерживаемый несколькими защитными чек-листами, устанавливает узкие рамки для действий. В то время как чек-лист «СДЕЛАЙ — ПОДТВЕРДИ» предлагает более широкие критерии для оценки достижения вашей цели.

Несмотря на своё название, негативные чек-листы предоставляют наибольшую свободу. Они просто определяют, что не считается успехом, в то время как всё остальное таковым считается.

Поощряйте ответственность среди пользователей чек-листов

Тестирование чек-листов с конечными пользователями полезно, но разделение ответственности с ними — ещё более эффективный подход. Пользователи, обладающие практическим опытом работы с чек-листом, имеют знания предметной области, которые могут улучшить его структуру и содержание.

Как дизайнер чек-листа, вы должны убедиться, что пользователи понимают потенциальные подводные камни, связанные с плохо разработанными чек-листами. Также важно признать и ваши собственные ограничения: проблемы с инструментом становятся более очевидными для тех, кто использует его ежедневно. И это не вы.

Передача ответственности за чек-лист пользователям требует создания поддерживающей культуры и организации обучения, но при этом значительно повышает производительность и снижает количество ошибок в процессе выполнения.

Оптимизируйте задачи для быстрой и точной передачи намерений

Давайте рассмотрим следующие шаги:

1. Руки должны быть мокрыми, на них нанесено жидкое мыло для хорошей пены. (Температура воды должна быть между 35 °C и 45 °C)
2. Потрите ладони друг о друга.
3. Правой ладонью потрите тыльную сторону левой руки. Поменяйте руки и повторите.
4. Затем переплетите пальцы и потрите ладони.
5. Сцепите пальцы и потрите их тыльные стороны о ладони.
6. Обхватите правой рукой большой палец левой руки и потрите, вращая его. Поменяйте руки и повторите.
7. После мытья всегда тщательно ополосните руки под тёплой проточной водой и высушите чистым одноразовым полотенцем.

Это семь шагов мытья рук. Можете ли вы быстро преобразовать эти советы в действия? Вероятно, нет. Сначала вам нужно их прочитать и понять.

А что, если вы увидите следующее изображение?

Поскольку это визуальный чек-лист, он значительно упрощает понимание и определение необходимых шагов для достижения желаемого результата.

Идея заключается в том, что вы можете не только создать идеальный текст для передачи вашего сообщения, но и дополнить его графикой. Выберите формат, который лучше всего подходит для вас.

Например, большинство членов хирургической команды не читают чек-лист, а слушают его, после чего подтверждают свою готовность. Аудиоформат также является отличным вариантом.

Следуйте логическому порядку пунктов чек-листа

При составлении заметок части могут быть расположены в произвольном порядке. В отличие от этого, чек-лист обычно следует заранее определённой последовательности действий, где даже заголовок часто указывает на цель или контекст.

Установите регулярный сбор обратной связи и обновление чек-листов

Как дизайнер чек-листа, вы можете столкнуться с трудностями на этапе тестирования. Однако это не означает, что после завершения этого этапа проблемы исчезнут. У вас всё равно останутся вопросы, требующие ответов, и уточнения, которые нужно внести.

Установите соглашение среди пользователей контрольного списка и регулярно учитывайте собранную обратную связь в чек-листе. Это особенно важно, если вы ещё не делегировали ответственность, как было описано выше.

Поддерживайте версионность и документирование причин обновлений

Если ваши практики документирования достаточно зрелые, вы можете захотеть сохранить историю изменений вашего чек-листа. Это позволит любому, кто задаётся вопросом о включении или исключении определённых пунктов, получить доступ к информации, необходимой для понимания обоснования этих решений.

Подводя итог: лучшие практики, которые может внедрить дизайнер чек-листов

Внедрение лучших практик в процесс создания чек-листов может значительно повысить их эффективность и удобство использования.

Тщательно изучив контекст пользователей, сбалансировав свободу действий и делегировав ответственность, вы гарантируете, что ваши чек-листы будут не только практичными, но и удобными.

Оптимизация задач для быстрого понимания, следование логическому порядку и регулярный сбор обратной связи для обновлений дополнительно улучшат процесс.

Поддержка версионности и понимание причин обновлений помогают пользователям оценить ценность и эволюцию чек-листа.

В конечном итоге, применяя эти стратегии, вы сможете создать чек-лист с использованием лучших практик. И он действительно повысит производительность и эффективность, гарантируя быстрое и точное выполнение задач.

Спасибо за прочтение 100-го поста блога «Итак, список»! 🎉

Было ли полезно узнать о лучших практиках составления контрольных списков? Подписывайтесь на блог «Итак, список» — и не пропустите другие советы об этих мощных, хоть и незаметных инструментах. Уже знакомы с ними? Вряд ли — у них слишком много тайн!

Список ссылок

[1] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2
[2] Изображение со страницы Hand Washing Steps с сайта 7 NHS Techniques