Виды чек-листов. Чек-листы действий и инспекционные чек-листы

Человек пока чек-листы не классифицировал

Вряд ли где-либо в мире существует всеобъемлющая классификация чек-листов. Нет, конечно чек-листы бывают очень различные. Могут быть и очень серьёзные авиационные контрольные списки, и шутливые бинго для рабочих совещаний. Но сегодня речь идёт о контрольных списках средней серьёзности. Такие можно применять для личных процессов или в бизнесе.

Вернёмся к первоначальному вопросу классификации. Откуда браться оптимизму в этой области, если человечество и обычные списки всерьёз начало изучать лишь 7 лет назад?! Такое бедственное положение дел должно уже было привести в уныние автора этого блога, но нет. Ведь есть возможность самому выявить одну из классификаций и представить её читателям. Но сначала сделаем небольшое отступление.

К чек-листам действия через задачи

Один из принципов формулирования грамотно поставленной задачи звучит следующим образом [1]:

Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.

Что такое чек-лист действия? Это набор задач для достижения заранее определённой цели. А значит совет выше вполне применим и к нему. Предположим, что наша цель — порядок в почте, мессенджерах и социальных сетях. Для его достижения придумаем ежедневный чек-лист с грамотно сформулированными пунктами:

☐ Проверить письма на личной электронной почте
☐ Проработать письма на рабочей электронной почте
☐ Разобрать сообщения в личном мессенджере
☐ Разобрать сообщения в мессенджере, где все родственники
☐ Проработать сообщения в рабочем мессенджере
☐ Разобрать сообщения в социальной сети «А»
…
☐ Разобрать сообщения в социальной сети «Я»

Этот чек-лист содержит действия, и в терминах этого блога будет считаться чек-листом действий. Если в русском языке есть более устоявшийся термин, напишите мне.

Если вы внезапно решили вдохновиться этим примером для построения своей цифровой гигиены, то знайте, что этот чек-лист не слишком удачный. Его проблема в том, что описанные задачи могут скрывать за собой совершенно непредсказуемый объём работы. В почте может быть 0 писем, а может и 100, и это уже что-то. Для работы с такой непредсказуемостью пункты чек-листа нужно более детально проработать. Об этом было в одном из предыдущих материалов.

Преимущества упомянутого вида чек-листов состоят в том, что его можно использовать как последовательную инструкцию — брать и делать. Правда, для такой простоты чек-лист нуждается в предварительном тестировании. Так мы получим отлаженный процесс.

Инспекционный чек-лист

Теперь предположим, что вы решили подкрепить свой цифровой порядок с помощью информационного радиатора. Нужно вывести информацию, которая показывает, всё ли проверено. Пускай рядом с рабочим местом есть небольшой экран. Места на нём немного, но и задача у этого экрана не провести вас к цифровому порядку, а подтвердить или опровергнуть его наличие:

☐ Электронные почтовые ящики пусты
☐ Непрочитанные сообщения в мессенджерах отсутствуют
☐ Непрочитанные сообщения в социальных сетях отсутствуют

Эти три пункта, которые куда ближе по своей форме к цели «порядок в почте, мессенджерах и социальных сетях», чем к выполнимым шагам, составляют инспекционный чек-лист. Здесь опущены многие детали.

В этом примере инспектируете вы сами себя, но это совершенно необязательно. Чаще всего приходится слышать, что такие чек-листы используются для внешних проверок. Кстати, встречавшийся когда-то уже в этом блоге Definition of Done прекрасно выражается в виде инспекционного чек-листа.

В приведённом выше примере порядка в почте чек-лист действий используется в связке с инспекционным чек-листом, но это не всегда бывает так. Иногда присутствует лишь один из них, и в том случае, когда присутствует лишь инспекционный, у его пользователей появляется большая свобода действий.

Преимущества в инспекционном чек-листе — это свобода выполнения. Работу можно построить исходя из своего текущего взгляда на ситуацию.

Пример из книги «Чек-лист»

В книге «Чек-лист» [2] хирург Атул Гаванде рассказывает о своём опыте создания чек-листа для Всемирной организации здравоохранения. Цель разрабатываемого им чек-листа была улучшить постоперационный уход, сократить смертность и осложнения после хирургических операций по всему миру.

Цель эта очень велика, велик и разброс условий, в которых приходится производить хирургические операции во всём мире. Унифицировать обстоятельства проведений операций по всему миру не выглядит хоть сколько-нибудь реальным. Чек-лист действий, который в книге называется «ПРОЧТИ — СДЕЛАЙ» (READ-DO) уже не подходит, так как действия в нём нужно делать слишком конкретными. Когда какое-то действие становится слишком конкретным, то велик шанс не попасть в контекст его выполнения. Зато подходит инспекционный чек-лист, который в книге носит название «СДЕЛАЙ — ПОДТВЕРДИ» (DO-CONFIRM). Вот, что там написано об этом:

Вернувшись в Бостон, я поставил перед своей группой задачу сделать чек-листы в хирургии более эффективными. Мы пытались воспользоваться уроками, полученными в авиации. Сделали чек-лист более коротким и четким, а также чаще стали придерживаться формата «СДЕЛАЙ – ПОДТВЕРДИ», а не «ПРОЧТИ – СДЕЛАЙ», чтобы люди получили больше свободы при выполнении своих обязанностей и тем не менее в критические моменты могли остановиться и проверить, не пропущены ли какие-то важные шаги. В итоге чек-лист удалось значительно улучшить.

Заключение

Получается, что хотя и чек-лист действий, и инспекционный чек-лист очень похожи друг на друга, различия в их формулировке таят и другие принципиальные различия.

Чек-листы действий близки к операциональным определениям, и могут быть использованы для достижения точных результатов в предсказуемых обстоятельствах.

Инспекционные чек-листы, что следует из их названия, могут применяться для проверки результатов работы. Но могут они служить и для большей свободы действий исполнителей в непредсказуемых обстоятельствах.

Кстати, если вам интересно узнать, как составить чек-лист, рекомендую статью на эту тему.

Довольны, что разобрались с видами чек-листов? Подписывайтесь на блог «Итак, список», познакомитесь и с другими формами списка или чек-листа, особенностями их применения. Такого их многообразия вы точно не ожидали! Материалов для прочтения масса.

Список ссылок

[1] Максим Дорофеев, «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо», ISBN 9785001170655
[2] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2