Дерево чек-листов для всепроникающих процессов

Чек-листы довольно неплохо служат для визуализации процессов организации. Не всякий процесс можно выразить в виде чек-листа, но достаточно многие. Есть, правда, многоступенчатые процессы, и тут можно было бы уже спасовать. Куда мы со своими квадратиками для заполнения в серьёзное дело лезем?! Но нет, чек-листу есть что показать и в этом случае. Точнее, не чек-листу, а чек-листам.

Представим себе вымышленную организацию «А» со следующей структурой:

                  A
       ┌──────────┼──────────┬───────┐
Производство Бухгалтерия Маркетинг Кадры

В функционирующей организации обычно происходит найм, а временами из неё кто-то увольняется. Представим, что наша организация «А» решила упорядочить процесс адаптации новых работников, устав от хаоса в нём и сопутствующих проблем. Отдел кадров получил задание разработать чек-лист. С заданием кадровики справились.

Ошибок стало меньше, но до полного их отсутствия ещё далеко. Где же остались проблемы? В каждом из отделов есть своя специфика работы, свои инструменты, в которые необходимо погрузить новичков. Вряд ли есть смысл в попытке создать универсальный чек-лист на всю компанию, а вот в создании второго уровня чек-листов для новичков вполне есть практический смысл. Предположим, что за их создание ответственны главы соответствующих отделов. Предположим, что они с этим справились.

Теперь структура чек-листов для адаптации новичков полностью повторяет организационную структуру. Есть общий чек-лист для организации «А», есть конкретный чек-лист для конкретного отдела.

Если, например, у нас появляется новичок в бухгалтерии, его погружение будет осуществляться последовательным применением двух чек-листов:

1. Общей чек-лист адаптации новичков в организации «А».
2. Чек-лист адаптации новичков в отделе бухгалтерии.

Кажется, что всё достаточно понятно. Посмотрим на производство поближе. Если у нас есть сколько-нибудь сложное производство, то, вероятно, у него есть этапы, за которые отвечают разные специализации.

Производство
├─ Подотдел №1
├─ Подотдел №2
├─ Подотдел №3
└─ Подотдел №4

Как подступиться к погружению в подотделы? Как и ранее. То есть путь новичка в производственный подотдел №2 будет следующий:

1. Общей чек-лист адаптации новичков в организации «А».
2. Чек-лист адаптации новичков на производстве.
3. Чек-лист адаптации новичков в подотдел №2.

Что делать, если есть желание масштабировать производство? То есть как подступаться к следующей организационной структуре?

Производство
├─┬ Линия № 1
│ ├─ Подотдел №1
│ ├─ Подотдел №2
│ ├─ Подотдел №3
│ └─ Подотдел №4
│
└─┬ Линия № 2
  ├─ Подотдел №1
  ├─ Подотдел №2
  ├─ Подотдел №3
  └─ Подотдел №4

Можно, конечно, попытаться разработать уже четыре уровня чек-листов, но точно ли нам хочется этого? Считаем ли мы, что практики в подотделе №4 на второй линии так сильно отличаются от практик подотдела №4 на первой линии, что необходимо закрепить их отличие? Или же нам интересно постоянство и там, и там?

Если хочется постоянства как на первой, так и на второй производственной линии, то четвёртого уровня чек-листов не требуется.

Почему же в заголовке упомянуто дерево чек-листов? Если свести все возможные пути прохождения чек-листов в одну общую схему, то мы получим нечто, похожее на производственную структуру. Посмотрите, здесь ЧЛ означает «чек-лист»:

ЧЛ A
├─┬ ЧЛ Производства
│ ├─ ЧЛ Подотдела №1
│ ├─ ЧЛ Подотдела №2
│ ├─ ЧЛ Подотдела №3
│ └─ ЧЛ Подотдела №4
├── ЧЛ Бухгалтерии
├── ЧЛ Маркетинга
└── ЧЛ Кадров

Конечно, выглядит так, что наше дерево растёт вправо вниз с отвесной скалы, но и такое бывает.

Получили ли мы что-то ещё, разработав такую тонкую структуру для более безошибочной адаптации работников в нашей организации «А»? Да, мы получили готовую схему для разработки аналогичного процесса увольнения из организации.  Правда, вполне вероятно, что разворачиваться он уже будет не от «А» и вглубь, а с глубин и к «А».