Эффективный чек-лист. Динамичные чек-листы

Ещё один редкий вид чек-листов

Только недавно в блоге были два редких вида чек-листа: чек-листы минусовки и негативные чек-листы. Казалось бы, ну куда ещё? В других местах ведь дальше чек-листов действий (READ-DO) и инспекционных чек-листов (DO-CONFIRM, на них ещё похожи чек-листы «прочитай-соотнеси») разговоры не идут. Кстати, в «Итак, списке» об этих двух также есть отдельный материал. Есть пост и о том, как создать чек-лист. Если вообще хочется понять, что такое чек-лист, то и такая статья тоже найдётся.

К удовлетворению автора этого блога, не под все виды деятельности подходят упомянутые выше чек-листы. Есть такие особые личные процессы или бизнес-процессы, которым требуется что-то более гибкое, чем обычный чек-лист, но и не такое бесформенное как вообще отсутствие какого-либо плана. Можно, конечно, готовить план каждый раз с чистого листа, но тогда снизится наша продуктивность. Ведь какая-то часть будет повторяться постоянно, и силы на её составление тоже будут уходить. И уходить без надобности.

Для задач, где важно осуществлять контроль в одних местах и иметь гибкость в других, есть особый вид чек-листа — динамичный чек-лист.

Динамичный чек-лист, мой старый знакомый

Забавно, но о динамичном чек-листе я написал за три года до появления блога «Итак, список», то есть раньше, чем о каком-либо другом виде контрольных списков. Тогда я его не называл динамичным чек-листом, а скорее подходом к задачам разработки программного обеспечения. Текст и сейчас доступен в сети, он носит гордое название «Тщательный подход к кодированию» (английский).

Процесс использования динамичного чек-листа следующий: пользователь этого чек-листа выполняет определённые статичные пункты, затем встречает пункт, суть которого сводится к добавлению дополнительных пунктов в этот же чек-лист. Необязательно новые задачи добавлять в самый конец. В моём примере разработки ПО я добавлял их в середину.

Дадим определение этому чек-листу.

Есть такое ощущение, что до изобретения программных продуктов, позволяющих редактировать чек-листы на компьютере, такие контрольные списки были не слишком распространены. На бумаге их не очень удобно делать. Хотя, бумага способна на многое, но кое-что всё же не умеет.

Примеры динамичного чек-листа

Без примеров такое эфемерное понятие не слишком удобно для понимания. Человека обычно отличает склонность к визуальному восприятию, так что давайте визуализировать. Визуализация сложных бизнес-процессов со множеством проверок — это дело непростое.

Подумаем лучше о приятном — об изготовлении керамических изделий на гончарном круге.

Эффективный чек-лист для белой пиалы

Работы, которые производит настоящий гончар очень разнообразны, здесь мы возьмём лишь что-то очень наглядное из всего набора необходимых действий. Почему нельзя было выбрать пример попроще? Да как-то оказалось, что и бить баклуши — совсем непростое дело, а куда уж проще?! Так-то и взял то, что взялось.

Итак, правила для начала гончарной работы:

☐ Убедиться в чистоте гончарного круга
☐ Снять украшения и цепочки с рук и шеи
☐ Использовать прилегающую одежду
☐ Подготовить удобную ёмкость с водой

Эти правила универсальны для любого небольшого изделия из глины, которое мы собираемся сделать. Следующая задача добавит нашему чек-листу динамичности:

☐ Распланировать работу над изделием с учётом формы и цвета

Из глины можно многое сделать. Было бы неразумно пытаться отразить всё многообразие готовой посуды в заготовленных заранее чек-листах. Но и не стоит отвергать этот инструмент из-за его негибкости. Вряд ли вас порадует, если, забыв снять одежду с широкими рукавами, её затянет в гончарный круг. Лучше избежать этой проблемы.

Из примера проблемы можно сделать вывод, что универсальные проверки и действия здесь всё же возможны. Тем более, динамичный чек-лист позволяет добавить гибкости.

На что может влиять желаемый результат? Наверное, на количество глины, на используемые инструменты и краски. Предположим, что мы хотим сделать простую белую пиалу. Много ли нам надо? Кажется, нет: один кусок глины, нож-леска, чтобы снять готовую работу с гончарного круга, а также белая краска.

Как может выглядеть наш используемый чек-лист после того, как мы закончим планирование? Как-то так.

☑ Убедиться в чистоте гончарного круга
☑ Снять украшения и цепочки с рук и шеи
☑ Использовать прилегающую одежду
☑ Подготовить удобную ёмкость с водой
☑ Распланировать работу над изделием с учётом формы и цвета
☐ Подготовить один кусок глины
☐ Подготовить нож-леску
☐ Подготовить белую краску

Первоначальный список дел, который должен был подготовить нас к любой работе на гончарном круге, теперь стал конкретным контрольным списком, подходящим именно для нашей белой пиалы. В этом и заключается динамичность. Выполнение задачи, начинающейся со слова «Распланировать» добавило три новых пункта.

Снова пример с программным обеспечением

Два раза я уже упоминал разработку программного обеспечения. Когда я раньше активно брал и делал задачи разработки, то у меня был примерно такой динамичный чек-лист:

☐ Взять в работу <название задачи>
☐ Распланировать работу в <название задачи>
☐ Написать сообщения коммитов для <название задачи>
☐ Завести ветку для <название задачи>
<Сюда предполагается добавлять подзадачи после второго шага — планирования>
☐ Проверить, что выполненная задача соответствует описанию <название задачи>
☐ Перевести задачу в статус ревью <название задачи>
☐ Пройти ревью по <название задачи>
☐ Перевести задачу в статус проверки <название задачи>
☐ Проверить выполнение задачи на соответствующих средах <название задачи>
☐ Перевести задачу в выполненные <название задачи>

Я отдельно отметил здесь место, куда я вписывал специфичную для каждой отдельной рабочей задачи часть. Почему такой прыжок? Дело в том, что третий и четвёртый пункты этого контрольного списка также зависят от второго пункта.

При этом, хотя они и зависимые, они каждый раз одинаковые.

Преимущества этого чек-листа для разработки ПО очень велики. Тут и планирование проведения работ, и проверка результата после его выполнения. Нашлось и место для тестирования — предпоследний шаг списка.

Нет, нельзя сказать, что любой человек, взявший в руки этот чек-лист, станет прекрасным разработчиком. Скорее обычный разработчик станет хорошим разработчиком за счёт дополнительного контроля над рутинными действиями. Хорошо, если такие процедуры напишет он себе сам. Ещё лучше, если список будет написан командой. А если и во всей компании заведена практика документирования и последующего развития процессов, то это просто прекрасно.

И ещё несколько слов о динамичном контрольном списке

Человек творческой профессии часто не видит, где он мог бы применить в своей деятельности чек-листы. Это и понятно, они такие жёсткие, а их деятельность такая непредсказуемая. При этом, если результаты не всегда устраивают, и есть цель их улучшить, то есть и особый гибкий тип чек-листов, динамичный.

С ним творческая работа может получить дополнительные силы, так как всегда имеющиеся рутинные вопросы будут под контролем.

С воодушевлением представили, что можете обработать новым видом чек-листов? Подписывайтесь на блог «Итак, список» — не пропустите и другие хитрости этих неприметных, но мощных инструментов. Вы и так знакомы с ними? Сомневаюсь, слишком уж много секретов они таят.