Итак, живой список. Планирование дня как комбинация списков

Для тех, кто не особенно вглядывается, все списки кажутся одинаковыми. Это какие-то стоящие друг под другом наборы слов и специальный символ, помечающий каждый из наборов. Те кто регулярно работает с чек-листами, могут заметить, что некоторые различия есть, но их не так уж и много. А вот когда начинаешь копать, легко заметить, что этот расслабленный взгляд на вещи куда-то улетучился. Более того, даже не получается дать универсальный чек-лист для составления чек-листов. То тут, то там обстоятельства обесценивают самые вдумчивые рекомендации.

Исследование списков и чек-листов — это нетривиальное занятие. Обычно списки не лежат на земле под деревьями, и чтобы узнать о них больше, нужно расспрашивать людей. Этот пост в блоге является результатом первого такого опроса. Я надеюсь, что в будущем рубрика «Итак, живой список» продолжится.

Недавно на Reddit я задал вопрос в сообществе r/Productivity, как люди используют чек-листы. В ответ один из пользователей сети любезно поделился со мной своим подходом к планированию дня. Подход основан на использовании списков в сочетании с функциональностью приложения Scrivener. Этот блог больше посвящен спискам, чем приложениям, поэтому я сосредоточусь на механике списков. Мы рассмотрим этапы подхода, увидим его красоту. Я, автор блога, мало что знаю о жизни того, кто мне ответил, поэтому содержание дня будет совершенно вымышленным. Тем не менее я надеюсь передать суть процесса планирования дня.

Рано утром, когда первые толстые золотые и оранжевые лучи солнца касаются земли, открывается Scrivener. Это приложение для писателей, построенное на текстах и ​​их структуре. Один из этих текстов содержит трехстороннее сердце системы планирования: список рутин, список проектов и список действий.

Список рутин содержит регулярные действия: ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Дальше они разделены на рабочие и личные. Что-то вроде следующего списка.

Список рутин:

• Ежедневно
  • Рабочее
    • Не читать электронные письма или сообщения до 10:00.
    • Убедиться, что запланированные действия соответствуют приоритетам.
    • Потратить один час на первоочередные дела.
  • Личное
    • Обрызгать цветы водой:
      • В гостиной.
      • На кухне.
      • В спальне.
• Еженедельно
  • Рабочее
    • Собрать отчёт о результатах рабочей недели.
    • Проанализировать результаты недели.
  • Личное
    • Полить цветы:
      • В гостиной.
      • На кухне.
      • В спальне.
    • Заменить полотенца.
• Ежемесячно
  • Рабочее
    • Разобрать ежемесячные результаты работы команды.
  • Личное
    • Спланировать и совершить однодневную велосипедную поездку:
      • Собрать еду и закуски в рюкзак.
      • Положить инструменты для мелкого ремонта.
      • Спланировать маршрут.

В списке есть два типа задач. Что-то довольно простое, например «Заменить полотенца», автор системы называет просто задачей. Что-то посложнее, типа «Обрызгать цветы водой» с тремя вложенными подзадачами называется в этой системе пакетом задач.

Вторая часть системы планирования, список проектов — это цели, которые не повторяются регулярно, но по-прежнему важны.

Список проектов:

• Обновление холодильника:
  • Посмотреть видео на YouTube о лучших холодильниках этого года.
  • Выбрать самый привлекательный.
  • Почитать обзоры на него за пределами YouTube.
  • Назначить дату доставки.
  • Купить новый холодильник.
• Обновление документации процесса подключения новичка к работе.
  • Найти всю текущую документацию:
    • Посмотреть общедоступные электронные материалы.
    • Попросить брошюры, которые HR-специалисты раздают новичкам.
  • Запланировать обновление документации.

Теперь пришло время подумать о сегодняшнем дне. Процесс планирования заключается в просмотре двух описанных выше списков и объединении задач или пакетов задач в списке действий на сегодня. В нём не будет подзадач, так как список действий должен быть четким и кратким. Подробную информацию о пакетах задач надо смотреть в списке процедур или списке проектов.

Давайте представим, что сегодня… какой-то произвольный день. Ищем подходящие пункты в списке рутин. Затем изучаем список проектов. Приоритеты мы знаем, и вот список действий на сегодня.

Список действий:

• Не читать электронные письма или сообщения до 10:00.
• Убедиться, что запланированные действия соответствуют приоритетам.
• Потратить один час на первоочередные дела.
• Обрызгать цветы водой.
• Разобрать ежемесячные результаты работы команды.
• Найти всю текущую документацию.

Выглядит так же прекрасно, как математические операции над множествами. Разница лишь в том, что реальная система продуктивности содержит не 10 рутин и 2 проекта, а гораздо больше.

Спасибо за чтение! Если у вас есть история об использовании списков или чек-листов, чтобы сделать вашу жизнь, работу или бизнес лучше, напишите. Было бы здорово познакомить читателей с новым взглядом на эти привычные вещи.