Итак, живой список. Планирование срочного и важного в TickTick

С тех пор как я начал активно спрашивать у людей об их взаимодействии со списками, стало понятно, что явлений двух категорий, а именно списков и чек-листов, недостаточно. Между ними обширные пространства занимает то, что называется списком дел. Это уже не просто список, ведь к нему добавляется ещё одно требование: исчезновение пунктов по мере исчезновения надобности в них. Но это и не чек-лист, если под чек-листом понимать относительно устойчивый набор действий для достижения конкретной цели.

Список дел нужен для того, чтобы справляться с рандомно возникающими делами, и  закостенелость в нем не пойдёт на пользу его создателю. Цитируя высказывание, приписываемое генерал-фельдмаршалу Пруссии и Российской империи Хельмуту Мольтке: «Ни один военный план не выдерживает первого же столкновения с противником» [1]. Так что список дел — это такой гибкий чек-лист для того, чтобы одержать победу над хаосом.

Вернёмся к теме поста. В этот раз моим собеседником о списках стал Максим Фролов. Максим пишет о прочитанных им книгах в канале Shit books, организует сообщество Delivery-специалистов Санкт-Петербурга, и администрирует сообщество любителей Kanban, Kanban Talks. Если судить хотя бы по этой деятельности, то кажется, что у Максима есть чему поучиться в вопросах организации дел. Сегодня мы разберём, каким образом Максим организует список своих дел в приложении TickTick для достижения желаемого.

Как и у прошлого героя рубрики «Итак, живой список», система продуктивности Максима не ограничивается приложением TickTick. В эту программу попадают только те задачи, у которых нет чёткой привязки к какому-то времени (например, этот четверг 10:45). Задачи с привязкой по времени отправляются в календарь.

В приложении TickTick существует возможность сортировать задачи по различным проектам или назначать метки. В описываемом подходе они не находят своего применения. Все задачи, и личные, и рабочие, становятся в общую очередь. Очередь структурирована по дням календаря и порядку выполнения задач. Бывает и так, что задача с бо́льшим приоритетом стоит в очереди дальше, чем какая-то срочная задача. Просто более позднее время дня для важной задачи может быть более подходящим.

А как сделать так, чтобы в какой-то день не оказалось уж слишком много задач или что-то совсем лишнее? Для этого в системе существуют два типа обзоров задач: ежедневный и еженедельный. Сейчас мы посмотрим на них поближе.

Сразу оговорюсь, что в этой статье не будет снимков экрана из приложения TickTick. На мой взгляд, те статьи, в которых скриншоты всё же есть, подвергают себя опасности преждевременно устареть. Изменился интерфейс приложения, и как будто уже и статья неактуальна. Так как речь здесь идёт больше о подходах, чем о работе с конкретным интерфейсом, то и иллюстрации будут символические в самом прямом смысле этого слова.

Ежедневный обзор заключается в том, что Максим сверяет экран «Сегодня» в приложении TickTick со своим пониманием сегодняшнего дня и календарём. Если в очереди задач на день чего-то не хватает, оно добавляется. Если что-то лишнее, выбрасывается. Если календарь перегружен, то часть дел уходит на завтра. А если список дел сильно загружен, то в календаре резервируются блоки времени, чтобы никто не отвлёк неожиданной встречей.

╔══════════════════════╗
║         Май          ║
║       Сегодня        ║
║                      ║
║ ☐ Разобрать email    ║
║ ☐ Прочитать статью   ║
║   о списках          ║
║ ☐ Сделать упражнения ║
║   для спины          ║
║   ...                ║
╚══════════════════════╝

Второй обзор задач более глобальный. Он выполняется раз в неделю, и рассматривает уже не грядущий день, а две предстоящие недели. Вероятно, это чем-то похоже на действия второго пилота во время ралли, он смотрит на более далёкую перспективу. Не на годы вперёд, конечно, а на то, что ожидается за поворотом. В приложении TickTick смотреть на такую перспективу можно с помощью двух инструментов: недельного вида и месячного вида. Пожалуй, недельный вид даже более удобен, так как в месячном без дополнительных усилий видны лишь три задачи. В это же время по соседству открыт календарь, он может подсказать новые дела, которых ещё нет в плане.

╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ВС ┆ ПН ┆   Вторник    ┆   Среда     ┆   Четверг   ┆ ПТ ┆ СБ ║
║ 26 ┆ 27 ┆      28      ┆     29      ┆      30     ┆ 31 ┆  1 ║
║    ┆    ┆              ┆             ┆             ┆ .. ┆ .. ║
║    ┆    ┆ ☐ Разобрать  ┆ ☐ Разобрать ┆ ☐ Разобрать ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆   email      ┆   email     ┆   email     ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆ ☐ Прочитать  ┆ ☐ Прочитать ┆ ☐ Обсудить  ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆   статью     ┆   новое     ┆   прогресс  ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆   о списках  ┆   в блоге   ┆   проекта   ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆              ┆   компании  ┆ ☐ Размяться ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆ ☐ Сделать    ┆ ☐ Забрать   ┆ ☐ Заказать  ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆   упражнения ┆   книгу     ┆   продукты  ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆   для кистей ┆   с почты   ┆   для       ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆              ┆             ┆   пикника   ┆    ┆    ║
║    ┆    ┆   ...        ┆   ...       ┆   ...       ┆    ┆    ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝

Лишь небольшую часть символического недельного вида удалось вместить, но, надеюсь, идею передать получилось. В TickTick по умолчанию первым днём недели выставляется воскресенье, поэтому неделя выглядит несколько необычно. Правда, и переключиться на понедельник достаточно легко.

Представим, что недельный обзор производится во вторник утром. Мы смотрим на эту неделю на ближайшие дни, понимаем, что «Забрать книгу с почты» в среду не удастся. А вот в четверг это уже сделать можно, так что и задаче самое место в четверге.

Среди задач можно заметить «Обсудить прогресс проекта». В системе Максима такая задача может быть так называемым сборщиком тем. То есть в расширенном описании задачи собирается информация ко встрече по проекту. Как-то так:

╔═════════════════════════╗
║    Обсудить прогресс    ║
║        проекта          ║
║                         ║
║ За неделю появились     ║
║ 48 новых пользователей. ║
║                         ║
║ Прогресс по созданию    ║
║ презентации замедлился. ║
║                         ║
╚═════════════════════════╝

Выглядит всё здорово, но вдруг что-то пойдёт не так?! Как достигается то, что список дел остаётся полезным инструментом, а не превращается в хрупкую обузу, в которой регулярно нужно что-то переставлять?

Хитрость этой системы состоит в большом упоре на декомпозицию. Задачи разбиваются так дробно, чтобы даже при значительном росте реального объёма работ по ним они всё равно занимали бы предсказуемый участок дня. Понятно, что всего предсказать и учесть нельзя, поэтому что-то иногда переходит на следующий день. Это нормально.

Другая важная деталь — практически все значимые задачи проходят через список дел. Выработана привычка регулярно следить за ним и держать в опрятности. Такой ухоженный список дел разгружает голову и убирает ненужный стресс. А ещё лучше он справляется со своей задачей, когда в нём находится ежедневная задача «Передохнуть». Такой напор со стороны планирующего свои дела выдержит не каждое переутомление.🙂

Спасибо за чтение! Если у вас есть история об использовании списков или чек-листов, чтобы сделать вашу жизнь, работу или бизнес лучше, напишите. Будет здорово познакомить читателей с новым взглядом на эти привычные вещи.

Список ссылок:
[1] «Мольтке о планировании» из дневника dlutskiy в «Живом журнале»