Итак, живой список. Сила привычных инструментов

В последние пару десятилетий мы привыкли ассоциировать прогресс в развитии человечества с увеличением мощности нашей техники. Пока мы живём в мире работающего закона Мура [1], обещающего нам удвоение вычислительных мощностей каждые два года, делать это вполне естественно. Если мы и напишем какую-нибудь непроизводительную глупость в наших программах, скоро она станет не столь заметна.

Если всмотреться в технический прогресс повнимательнее, то большая его часть заключается в ускорении удовлетворения имеющихся потребностей. Потому и кажется, что ему служат всё более сообразительные процессоры. Но есть и другой подход, его активно применяют в бережливом производстве [2]. Если несколько упрощать, то путь к удовлетворению потребности состоит из того, что приносит пользу и того, что пользу не приносит. Можно, как процессоры, быстрее делать и то, и другое. А можно последовательно убирать из своей деятельности те действия, которые не приносят пользы.

В своё время меня поразил отрывок из книги «Бережливое производство» [3]. В нём описано такое преобразование производственного процесса, при котором качество производимой продукции не упало, а сложность производства существенно сократилась. Сократилась настолько, что стало возможным более не использовать сложное программное обеспечение:

Система MRP, планировавшая работу каждой машины (на деле же постоянно сбивавшаяся, из-за чего требовались нескончаемые «ускорения»), больше была не нужна.

Вот и сегодняшний гость рубрики «Итак, живой список» пользуется понятными аналоговыми инструментами и, конечно, списками, чтобы держать свои дела в порядке. Описываемый инструмент плотно вошёл в массовую культуру, и встречается регулярно в сериалах об офисной жизни, да и в офисной жизни в принципе. Конечно же это небольшие листки бумаги для заметок.

Требовательный читатель может заметить, что описываемая тема уж как-то совсем примитивна. Что дальше, воздух?! Но одно дело просто записать что-то на бумаге, а другое дело выстроить с её помощью работающую систему для обработки текучки. Вот на такую систему мы сегодня и посмотрим.

Представим себе человека, работающего в офисе на вполне себе определённом физическом месте. Может быть, даже в домашнем офисе. Местоположение меняется нечасто, сильный ветер не пронизывает, дождь не поливает. Вот примерно так живёт и работает Денис, герой сегодняшнего поста.

Вдруг в голову приходит мысль что-то сделать. Дело на один раз, просто закрыть конкретную жизненную потребность или же справиться с конкретной рабочей задачей. Я, автор этого блога, сразу побегу в цифровой инструмент формулировать и записывать задачу, определять её в проект, ставить напоминание в такой-то день и время с ней разобраться. Эта задача не без проблем синхронизируется со всеми устройствами, где установлено приложение и в нужный момент вновь вспыхнет оповещением на экране. Правда, не всем такое подходит, кому-то неудобны оповещения на мобильных устройствах. Кому-то, например, Дэвиду Аллену, автору методологии GTD, просто привычна работа с бумагой [4].

Так вот и Денис не будет пользоваться электронными устройствами. Для него свободный от бумажек с записями стол — это отсутствие напоминаний. Бумага с чек-листом — наличие дела, с которым нужно разобраться.

Мысль, пришедшая в голову, может оформиться следующим образом:

• Отдельным пунктом на листе с разными делами.
• Отдельным «проектом» на отдельном листе. Полезно в том случае, когда за одно короткое действие желаемого не достичь, и требуется записать несколько дел по теме.
• Отдельным пунктом на листе определённого направления дел. Например, лист рабочих дел. Или лист домашних дел, лист дел по ремонту.

Очень важным принципом этой системы является то, что все задачки в ней скоропортящиеся. То есть через несколько дней, в большем случае через неделю, они становятся неактуальными. Садясь в понедельник за рабочий стол, можно брать груду накопившегося и отправлять в мусорку. Главное не малодушничать. Вот такая еженедельная tabula rasa. Задачи, которые нужны в долгую, требуют других инструментов, и в этой системе им не место.

С другой стороны, задачи записываются не для того, чтобы быть не сделанными, а прямо наоборот. Так как наличие бумаги на столе — это наличие незакрытых дел, то глаза регулярно пробегают по пунктам. По мере выполнения отдельных пунктов они вычёркиваются. Если всё на карточке вычеркнуто, то она отправляется в корзину.

Конечно же бумага не является идеалом инструмента для ведения дел, сам Денис отмечает у своей бумажной системы несколько существенных ограничений:

• Бумага не сохраняет статистики. Нельзя посмотреть сделанное или не сделанное за прошлую неделю.
• Сложно составлять длинные списки и переписывать их впоследствии. С другой стороны, необходимость что-то переписать может служить сигналом для применения более сложных инструментов.
• Бумага, если никто не заглядывает через плечо, видна только тому, кто сидит за рабочим местом. Нельзя обсудить задачи в комментариях или синхронизировать их обновления.
• Коллекцию заметок на бумаге не очень удобно носить с собой. Не удобно и просматривать её в пути.

Зато главный плюс этой системы — скорость. А ещё бумагу удобно выбрасывать. Иногда это получается сделать даже быстрее, чем удалить несколько задач в цифровом органайзере, поверьте моему опыту! А ещё Денис поделился, что некоторые листки после выполнения всех дел хочется прямо-таки сжечь. Но так он ещё не поступал.

Вот такой пост любви к бумаге и привычным решениям получился. Хорошо видно, что определённые обстоятельства выдвигают в лучшие инструменты для решения проблем совсем не то, что кажется передовой технологией. Людям, деятельность которых состоит в проектировании решений, стоит помнить об этом и не зацикливаться на том, что на слуху. Стоит иногда и видеть то, что привычно как воздух.

Спасибо за чтение! Если у вас есть история об использовании списков или чек-листов, чтобы сделать вашу жизнь, работу или бизнес лучше, напишите. Будет здорово познакомить читателей с новым взглядом на эти привычные вещи.

Список ссылок:
[1] «Закон Мура» из «Википедии»
[2] «Бережливое производство» из «Википедии»
[3] Джеймс Вумек, Дэниел Джонс «Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании», ISBN 978-5-9614-2499-7
[4] Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», ISBN 978-5-00057-691-5