Как создать работающий чек-лист?

Вступление

Когда хочется предсказуемых результатов, а сделать для них нужно многое, память начинает подводить. Например, сборы в долгую поездку. Это несложное, но состоящее из череды этапов действие. Для многих оно и нечастое, так что нужных воспоминаний может и не быть. Требуется взять документы и деньги, собрать одежду. Вроде всё сделано, а по приезду домой обнаруживается, что в холодильнике всё это время стояла скоропортящаяся еда, и избавляться от неё весьма неприятное занятие.

Жизнь сложна и состоит из множества нюансов. Нюансы эти как фракталы: чем больше всматриваешься, тем больше деталей замечаешь. Умение учитывать нюансы и работать с ними определяет то, что обычно называется качеством жизни.

Существуют разные инструменты для работы со сложностью жизни: хитрые устройства, умные дома, различная автоматизация. Но все они приходят потом, а поначалу приходит понимание того, что необходимо делать для уважения сложности, приходит чек-лист.

Этапы составления чек-листа с примером

Не все чек-листы одинаково хороши. Далее мы рассмотрим, как создать чек-лист и сделать его удобным в использовании. Рассматривать будем на примере уже упомянутых выше сборов в долгую поездку. Всех нюансов затрагивать не будем, чтобы не вышло слишком долгое описание.

Начнём с цели. Зачем вообще собираться в поездку? Можно же просто поехать. Можно, но вряд ли поездка понравится, ведь по пути появится много проблем.

Первое, что приходит в голову в ответ на вопрос: «Зачем собираться в поездку?» — обычно звучит как-то бессвязно, если вы, конечно, не натренированы в целеполагании. Что-нибудь вроде: «Чтобы нормально съездилось». Звучит неконкретно, но это не беда, мы обратимся к мыслительным инструментам японской промышленности и получим более приличный результат. В бережливом производстве есть техника «5 почему», она предлагает многократно задавать вопрос «почему» для поиска более глубоких причин явлений [1]. Но только спрашивать будем не «почему?», а «что такое?», и не пять раз, а один. В противном случае статья может растянуться до бесконечности.

Что такое «Чтобы нормально съездилось»? Дадим более развёрнутое описание:

1. Чтобы в путешествии было комфортно;
2. Чтобы по возвращении не приходилось решать спровоцированные долгим отсутствием домашние бытовые проблемы.

Отлично, у нас есть развёрнутое описание цели. Нельзя сказать, что это мы открыли универсальный закон хорошей поездки. Если вы работаете по найму или управляете предприятием, то сюда бы стоило добавить что-нибудь про передачу дел в ваше отсутствие. Если у вас есть животные, то целей могло бы быть на одну больше, ведь хозяевам обычно важно хорошее самочувствие их питомцев. Для примера же нам будет достаточно и этих двух. Теперь нужно понять, как их достичь.

Как достичь комфорта в путешествии? Нужна одежда, нужны средства для умывания и ухода, электроника.

Как избежать проблем по возвращению домой? Нужно выкинуть скоропортящуюся еду, закрыть окна, выключить лишние электроприборы.

Вот у нас и получилась первая версия чек-листа:
☐ Взять одежду, средства для умывания и ухода, электронику.
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду, закрыть окна, выключить электроприборы.

Хороший ли мы получили инструмент? Нет, пока ещё совсем сырой. Представьте себя, в спешке бегущего за день до отлёта. Вам нужны чёткие инструкции, а не эта мешанина. Для начала необходимо отделить логически не связанные пункты друг от друга, чтобы одно не сделанное дело не блокировало другое.

☐ Взять одежду.
☐ Взять средства для умывания и ухода.
☐ Взять электронику.
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду.
☐ Закрыть окна.
☐ Выключить электроприборы.

Теперь наши пункты стали независимыми.

Если вы живёте в небольшой квартире с одним холодильником, то последние три пункта выглядят вполне достаточными. Ведь существует большой шанс, что вы не собьётесь с мысли, пока будете заниматься каким-либо из них. А вот первые три пункта пока слишком неконкретны, они не позволяют разгрузить голову и следовать инструкции. Опять воспользуемся вопросом «что такое?»

Что такое «взять одежду»? Упрощённо ответим так:
☐ Взять футболки по количеству ночей.
☐ Взять бельё по количеству ночей.
☐ Взять запасные брюки.
☐ Взять тёплую кофту.

Что такое «взять средства для умывания и ухода»?
☐ Взять зубную щётку.
☐ Взять зубную нить.
☐ Взять зубную пасту.
☐ Взять шампунь.
☐ Взять гель для душа.
☐ Взять дезодорант.

Что такое «взять электронику»?
☐ Взять ноутбук с зарядкой.
☐ Взять зарядку для телефона.
☐ Взять зарядку для наушников.

Посмотрим на наш список подготовки к поездке целиком:
☐ Взять футболки по количеству ночей.
☐ Взять бельё по количеству ночей.
☐ Взять запасные брюки.
☐ Взять тёплую кофту.
☐ Взять зубную щётку.
☐ Взять зубную нить.
☐ Взять зубную пасту.
☐ Взять шампунь.
☐ Взять гель для душа.
☐ Взять дезодорант.
☐ Взять ноутбук с зарядкой.
☐ Взять зарядку для телефона.
☐ Взять зарядку для наушников.
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду.
☐ Закрыть окна.
☐ Выключить электроприборы.

Он уже почти что хорош, уберём избыточные обороты и знаки. Ведь чек-лист будет применяться в определённом контексте, он и даст необходимые подсказки. В каком-то смысле чек-лист даже не совсем литературный текст, можно пожертвовать некоторыми правилами правописания для уменьшения шума и улучшения качества инструмента.

Итак, чек-лист подготовки к поездке:
☐ Футболки по количеству ночей
☐ Нижнее бельё по количеству ночей
☐ Запасные брюки
☐ Тёплая кофта
☐ Зубная щётка
☐ Зубная нить
☐ Зубная паста
☐ Шампунь
☐ Гель для душа
☐ Дезодорант
☐ Ноутбук с зарядкой
☐ Зарядка для телефона
☐ Зарядка для наушников
☐ Выкинуть скоропортящуюся еду
☐ Закрыть окна
☐ Выключить электроприборы

В списке получились два вида пунктов: «какой-то предмет» и «сделать что-то». Это нестрашно, нам интересен результат применения этого списка, а не стилистическая согласованность.

Всем чек-лист получился хорош, каждый его пункт приносит понятную пользу и выполним за небольшое число действий. Чего он сам себе пока не нашёл, так это места. Выше уже упоминался контекст, перейдём к нему.

Чек-лист — это, с одной стороны, инструмент, а с другой стороны — документация. У документации множество проблем, и одна из них — отстранённость. Вспомните ли вы про чек-лист, когда будете готовиться к очередной поездке? Очень и очень вероятно, что нет. А что же делать? Напечатайте его и положите в пустой чемодан, так он окажется к месту в самое нужное время.

Заключение

За обилием текста статьи можно потерять сам метод создания чек-листа, повторим его кратко:

1. Определить навскидку цель чек-листа.
2. С помощью вопроса «что такое?» уточнить цель чек-листа до достаточной понятности. Цель может начать состоять из нескольких частей.
3. Ответить на вопрос «как достичь?» для каждой части цели.
4. Разделить каждый из ответов на независимые пункты.
5. Если среди пунктов есть неконкретные, уточнить их с помощью вопроса «что такое?» Этот вопрос необходимо применять к пунктам, пока они не станут конкретными. Конкретный пункт — это тот, который понятен его исполнителю.
6. Убрать из списка лишние литературные составляющие и пунктуацию конца строк.
7. Поместить чек-лист как можно ближе к месту применения.

Достаточно ли этих знаний для создания работающего чек-листа? Вполне! Есть ли ещё что-то, что можно знать? Полно всего. Например, то, что чек-лист может развиваться по мере уточнения целей и изменения контекста. Но это уже разговор для другой статьи. Спасибо за прочтение и работающих вам чек-листов!

Список ссылок:
[1] «Пять почему» из «Википедии»