Как ставить задачи: руководство по постановке выполнимых задач

Почему SMART работает слабо?

Вполне вероятно, что вы знакомы с техникой SMART. Она предполагает, что грамотная постановка задачи должна отвечать следующим критериям: Strategic, Measurable, Aggressive, Result-based, Timely. Или, может, этим: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound? Не страшно, что здесь есть расхождения. Из возможных 640 [1] вариантов расшифровки аббревиатуры каждый найдёт себе что-то подходящее.

Кажется, этот разброд не слишком впечатлит вдумчивого руководителя. Если, конечно, тот желает создать производительную рабочую среду своим сотрудникам. Кроме того, применять SMART-метод на каждую задачу иногда просто бессмысленно. Насколько измеримым (measurable) является «Напомнить коллегам о завтрашней встрече в 10:00»?

Если вам хочется качественнее ставить задачи себе или сотрудникам, то стоит воспользоваться и более подходящими правилами. Для этого выделим три вида задач.

Цель и три вида задач

В сети часто встречается путаница — слова «цель» и «задача» употребляются как синонимы. Мы же воспользуемся определениями и сформируем стройную картину.

Большой толковый словарь русского языка определяет «цель» так [2]:

То, к чему стремятся, что хотят получить; желаемый результат чьих-л. преднамеренных действий.

«Задача» определяется следующим образом [3]:

Дело, задание, поручение, которое необходимо выполнить, чтобы достичь желаемого результата.

То есть задача — это часть пути к цели.

Какие бывают задачи? Для наших нужд стоит выделить три вида:

1. Совершенно неудобные,
2. Удобные для понимания всей картины (задача-ориентир),
3. Удобные для исполнения (задача-шаг).

Совершенно неудобные задачи — это те, которые не следуют вообще никаким рекомендациям. Например, задание может звучать как «Отчёт». Какой отчёт? Кому, какие сроки? Из односложной постановки совершенно нельзя ничего понять.

Удобные для понимания задачи говорят о весомых вещах: «Подготовить для руководителя отчёт о количестве пользователей за этот месяц к пятнице 12:00». О такой задаче удобно думать. А вот удобно ли её делать — это большой вопрос. Если отчёт делается в два щелчка мышкой, то всё в порядке. Такая постановка удобна и для исполнения. В случае, если на работу по подготовке отчёта уже не раз требовались часы непрерывной деятельности, то исполнителю она неудобна.

Тут-то нас поджидает опасность начать прокрастинировать в социальных сетях. Ведь не ясно, что конкретно делать. Как взяться за задачу, чтобы справиться с ней?!

Удобные для исполнения задачи не дают вам увидеть большой объём работы сразу, но зато дают тот, с которым вы можете справиться. Вот пример такой постановки: «Уделить час на подготовку отчёта руководителю о количестве ежемесячных пользователей ежедневно до пятницы включительно с 11:00 до 12:00». Если вы начнёте работу в понедельник, то к пятнице у вас уже будет 5 наработанных часов. И как результат этой деятельности у вас будет желанный отчёт.

Как работать с тремя видами задач?

С совершенно неудобными задачами лучше не работать. Неспроста у них такое говорящее название. Скорее всего по своей задумке они относятся к двум другим видам. Постановки задач такого типа нужно переформулировать.

Процесс работы с удобными задачами следующий:

1. Намечаем задачу, удобную для понимания картины;
2. Для продвижения к ней ставим необходимый набор удобных для исполнения задач.

Очень важно, чтобы шаги вели к нужному ориентиру. Получившийся план для вас, команды или компании не высечен в камне. По мере продвижения к задаче-ориентиру можно изменять количество исполняемых задач и добавлять новые ориентиры. Собирайте обратную связь и изменяйте первоначальный путь.

Может также оказаться для кого-то, что пройденные этапы показали ошибочность первоначальной задачи-ориентира. Это не страшно, его тоже можно переформулировать.

В примере об отчёте выше в среду может закрасться тревога, что к пятнице с текущим темпом работы руководитель проекта не получит нужного ему документа. Не беда, тогда сегодня начинаем работу не с 11:00, а с 10:30 и вновь сверяемся с ощущениями в четверг.

Как ставить задачи грамотно?

В статье про чек-листы действий и инспекционные чек-листы мы уже рассмотрели одно из правил грамотной постановки задачи. Посмотрим на него и ещё несколько, заточенных на вдумчивую постановку.

Первые два правила я извлёк из прекрасной книги «Джедайские техники» [4]. Эта книга настолько хороша, что иногда мне хочется порекомендовать её англоязычным пользователям. Но, к сожалению, английской версии этой книги нет.

Оставшиеся несколько правил я извлёк из своего опыта. На данный момент у меня есть за плечами и пять лет управления командой, и около 58 тысяч выполненных задач. То есть имеется и опыт, и результаты.

Итак, список правил для грамотной постановки задач

1. Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?».
2. Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.
3. Пишите задачу с соблюдением правил письменной речи. Развёрнутая формулировка позволяет обнаружить потенциальные сложности не только в орфографии, но и в работе.
4. Формулируйте задачи без запятых. Если запятая очень нужна, оцените, не спрятали ли вы вторую скрытую задачу. Если спрятали, вынесите её.
5. Для задачи-ориентира ставьте сроки.
6. Задачу-шаг помещайте в чётко определённое время, место и контекст. Если в четверг утром с 10:00 до 12:00 мы встречаемся с клиентом, то о подготовке отчёта нечего и говорить. Хотя, можно передать подготовку кому-то из других сотрудников вашей компании. А если вы в офисе и выделили время, но отключилось электричество, то извините, но пропал контекст.

Когда задачи сформулированы грамотно, они позволяют выявлять проблемы и устранять их. Даже если проблему не удастся устранить, её будет можно обойти.

Вот пример совершенно неудобного задания:

Вода в офис

Ничего не предвещает беды. Сформулируем его более полно:

Заказать воду в офис к следующей среде, предварительно выбрав поставщика воды

Тут спрятан серьёзный объём работы. Сначала предстоит разобраться с поставщиками воды, выбрать наиболее подходящего, связаться с ним, заключить договор и лишь затем сделать первый заказ.

Заключение

Упомянутые правила хороши тем, что они универсальны и не зависят от того, какие в вашей компании используются таск трекеры. Применять их можно для себя, для постановки задач сотрудникам или целым командам. Можно использовать для записи бумагу, а можно и навороченную систему. Всё зависит от процесса, которого придерживается ваша компания.

Задачи, а также пункты в чек-листах выигрывают от грамотной формулировки так же, как выигрывают инструменты от грамотного проектирования. Работа целых процессов или проектов становится лучше оттого, что более качественными становятся её строительные блоки — задачи.

Список ссылок

[1] SMART criteria из Wikipedia
[2] «Цель» с сайта «Грамота»
[3] «Задача» с сайта «Грамота»
[4] Максим Дорофеев, «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо», ISBN 9785001170655