Продвинутое планирование дня. Развиваем тайм-блокинг списком

Немного о моём опыте

Вопросы тайм-менеджмента мне очень близки. Да и что говорить, сам интерес к спискам как к инструменту зародился в попытках наладить собственную систему личной продуктивности. Тогда, когда одиночные задачи мне показались уже недостаточно могущественными, я начал задумываться о группах задач, об их списках.

В первую очередь я пошёл искать информацию о чек-листах. Именно они мне показались тем самым следующим уровнем, который идёт после того, как повторяющиеся дела перестают помещаться в задачи. В целом, я пошёл по верному пути. Мне попалась книга «Чек-лист» [1], и я погрузился в чтение, ожидая научиться делать чек-листы и встраивать их в свой список дел.

Книга была увлекательной, только вот как делать чек-листы в ней не рассказывалось. В книге практически не оказалось учебной информации, скорее это была одна большая ода замечательному текстовому инструменту. Кстати, если вам интересна практическая информация о создании чек-листов, то в блоге есть подходящий материал.

С тех пор я неоднократно пересматривал свой способ планирования. Кстати, важно не только планирование дня, но и последующая реализация. Ведь, как уже однажды цитировалось в этом блоге [2]:

Ни один военный план не выдерживает первого же столкновения с противником.

Для управления своими личными проектами я использую приложение Todoist. Использую уже почти 10 лет, отметил выполненными в нём 61,5 тысячи задач. Хочется верить, что смог к этому моменту что-нибудь понять.

Проблемы тайм-менеджмента

В тайм-менеджменте не всё безоблачно. Один из известных и часто рекомендуемых подходов — это тайм-блокинг. И есть у него один неприятный изъян. Давайте рассмотрим сначала следующую схему как пример:

08:00 ╔═════════════════════════════════╗
      ║ Создать предложение для клиента ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
11:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Разобрать email и сообщения     ║
      ║                                 ║
12:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Проверить социальные сети       ║
12:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Пообедать                       ║
      ║                                 ║
13:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Принять участие во встречах     ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
      ║                                 ║
16:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Разобрать email и сообщения     ║
16:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Подготовиться к завтрашнему дню ║
17:00 ╚═════════════════════════════════╝

Мы видим, что под разные важные задачи дня выделено определённое время. Вероятно, предполагается, что исполнитель нахмурит брови и выполнит одну задачу за другой. Ведь у него есть расписание!

Имеются ли в этой схеме проблемы? Я вижу следующие примеры, где они могут возникнуть:

1. Создать предложение для клиента,
2. Разобрать email и сообщения.

Какие здесь есть риски? Основной риск состоит в том, что объём дел совершенно неизвестен, а мы уже пытаемся ограничить их определённым временем. Что делать, если на почту пришло 100 новых сообщений? Например, случился сбой и встревоженные пользователи пошли в панике писать письма. В таком случае разбор электронной почты может занять куда больше времени, чем заявленный час. При этом все прочие дела сдвинутся. «Поплывут» приоритеты.

Если с электронной почтой пример вышел достаточно экзотический, то предложение для клиента уже в большей степени непредсказуемо. Если речь идёт не про что-то совсем типовое, то наверняка найдётся что-то неожиданное. Нечто, которое удлинит работу. А это уже путь к разочарованиям.

Почему так происходит? Достаточно часто в тайм-менеджменте, а также в классическом менеджменте используется совершенно нереалистичная предпосылка:

Принимаем непредсказуемость

Какие есть дети у этой нереалистичной предпосылки? Подозреваю, что «умри, но сделай» — ребёнок этого родителя. Таких уродцев стоит избегать, поэтому давайте изменим упомянутую выше предпосылку на другую:

Славно, мы только что изменили мировоззрение. Но как же теперь подступиться к этим непредсказуемым делам? Долгое время у меня не было хорошего ответа на этот вопрос, но, кажется, недавно я его нашёл. Началось с того, что моя отлаженная десятилетием доработок система начала сбоить.

Перегрузка в задачах провоцирует улучшение планирования

Постоянные читатели видят, что статьи в блоге выходят дважды в неделю. Да, у меня есть задачи для их написания. Ясно, что есть цели и задачи по основной работе, так как именно там происходит основная деятельность. Также необходимо разобраться с вопросом переноса домена с одного хостинга на другой, произвести уход за котами, подготовить и запустить опрос в Телеграм-канале.

Сколько займёт написание нового поста? Да если бы я знал, но я-то не знаю. Понятно, что есть дедлайны. Раз уж взят темп публикаций, не хочется его терять.

Хорошо, представим, что сегодня — день выпуска поста. Ведь несколько часов ещё есть? Наверняка можно сейчас не начинать писать, а провести полчаса, общаясь с людьми от лица блога в социальной сети Threads. Ой, а совсем забыл про перенос домена! Так, а когда я хотел сделать опрос?😨

В какой-то момент я пришёл к выводу, что раз задача моей системы продуктивности — держать дела в порядке, то не очень-то она и справляется. То есть у неё хорошо получается справляться с рутинным делами. Ещё она справляется с такими, которые требуют многократного повторения перед тем, как считаться выполненными, то есть со среднесрочными целями. Например, вполне успешно идёт чтение или прослушивание книг.

А вот для краткосрочных, но всё же непредсказуемых по времени целей у меня не хватало методов работы. Когда таких целей и задач было немного, одна или две, то их было легко держать в голове, а затем как-нибудь обрабатывать. В текущей ситуации для работы с планами требовалось более принципиальное улучшение.

Помочь разобраться мне помогло... добавление списка и использование информационного радиатора.

Разделяем рутинные и краткосрочные задачи

Во время написания этого поста в голову ко мне пришла мысль, что вряд ли я открываю новый континент. Наверняка уже кто-то рассуждал в схожем направлении. Интуиция меня не подвела, в прекрасном блоге Singularity App есть статья «Жестко-гибкое планирование задач».

Воспользуюсь терминологией из упомянутой статьи, чтобы описать развитие своей системы. Не стоит каждому новому посту плодить новые термины.

Жёсткие задачи — это дела, которые нужно выполнять в строго определённое время.

Чаще всего это встречи, но у меня есть и другие дела такого типа. Таких жёстких задач у меня больше 15 в течение дня.

Гибкие задачи не привязаны к конкретному сроку и выполняются когда угодно. Вот в эту группу как рфаз входят непредсказуемые краткосрочные задачи.

Бюджетируемые задачи — задачи с бюджетом времени. В статье блога Singularity написано, что такой тип задач — разновидность гибких, но в моём случае это также и разновидность жёстких. Ежедневный мой бюджет на прослушивание аудиокниг ограничен одним часом и исчерпывается в строго определённое время.

В качестве решения для гибких задач в статье от Singulatiry предлагается использовать обычный список дел, расположенных в порядке приоритета. Да, к чему-то такому я и пришёл. Правда, дальше для определения приоритетов в блоге приложения рекомендуется использовать дополнительные техники. К ним относятся матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.

Я в своей практике к методам определения приоритетов ещё не пришёл. По каким-то причинам мне почти всегда очевидно, за что браться потом.

Что мы имеем после этого шага? Почасовую сетку жёстких и список гибких задач. Вот планы для дальнейшего примера:

Жёсткие планы
09:00 ╔═════════════════════════════════╗
      ║ Распланировать день             ║
09:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Пройтись по доске с задачами    ║
10:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
11:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Пообедать                       ║
      ║                                 ║
12:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
14:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Поучаствовать в планёрке        ║
14:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
17:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Обсудить статус проекта         ║
      ║                                 ║
18:00 ╚═════════════════════════════════╝

Список гибких краткосрочных задач
☐ Подготовить статью для блога
☐ Переехать с одного домена на другой
☐ Запустить опрос подписчиков Telegram

Видите эти непонятные полосы? Вот такие:

║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║

Это специальные промежутки времени для работы над непредсказуемыми краткосрочными задачами. Как только жёсткая задача заканчивается, я начинаю работать над гибкой задачей с наивысшим приоритетом.

Время не резиновое. Как быть?

Понятно, что не все задачи удаётся выполнить в течение «промежутков для обработки непредсказуемого». Очевидно, что можно составить заведомо невыполнимый список дел, который никакая система не одолеет.

Поэтому первый шаг — это не составлять невыполнимых списков дел. Метод Айви Ли [2] вообще предлагает ограничиваться шестью делами. Я не большой любитель неподкреплённых чисел, поэтому так себя не ограничиваю.

Хорошей особенностью многих гибких дел является то, что их можно перенести на другой день. При этом, они от этого не сильно потеряют.

То есть я работаю над самой верхней задачей списка до тех пор, пока не выполню её. Но если выполнить всё же не удаётся и какие-то следующие задачи подпирают, то я переношу более крупную на следующий день. С некоторыми из жёстких задач так тоже можно поступать.

В каком-то смысле мне это напоминает балласт на воздушном шаре. Пока он приносит пользу, он со мной. Когда в полёте шара наступают сложности, я его сбрасываю.

Если какая-то задача для вас — мёртвый, неоткрепляемый балласт, могу только посочувствовать. Не раз оказывался в такой ситуации.

Запускаем информационный радиатор

Список мы увидели. Благодаря ему я больше не переживаю, что какая-то важная краткосрочная цель будет забыта. Но как сделать его ещё более выразительным? Как сделать так, чтобы он помог вовремя вернуться от внезапного отвлечения? Надо воспользоваться свойствами информационного радиатора.

Напомню, что информационный радиатор — это нечто, «излучающее» необходимую информацию. То есть то, что всегда на виду и напоминает о важном. Например, цели проекта. В некоторых местах таковым служат принципы деятельности компании. Правда, иногда они замыливаются, но в списке гибких дел часто меняются составляющие. Хочется надеяться, что он не успеет примелькаться.

Я работаю за компьютером, и потому у меня есть возможность размещать приложения с информацией на мониторе. Основная работа ведётся в браузере. Тут же на экране справа я располагаю и ориентир с задачами. Прям как на изображении ниже.

Располагаем жёсткие и гибкие задачи для лучшей видимости

Недостаточно расположить электронный органайзер справа от основного приложения, нужно ещё грамотно расположить в нём наборы задач. У меня они выглядят так:

      ╔═════════════════════════════════╗
      ║ ☐ Подготовить статью для блога  ║
      ║ ☐ Переехать с одного домена на  ║
      ║   другой                        ║
      ║ ☐ Запустить опрос подписчиков   ║
      ║   Telegram                      ║
      ║                                 ║
09:00 ╠═════════════════════════════════╣
      ║ Распланировать день             ║
09:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Пройтись по доске с задачами    ║
10:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
──────────────текущее время 10:21────────────────────
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
11:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Пообедать                       ║
      ║                                 ║
12:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
14:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Поучаствовать в планёрке        ║
14:30 ╟─────────────────────────────────╢
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
      ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
17:00 ╟─────────────────────────────────╢
      ║ Обсудить статус проекта         ║
      ║                                 ║
18:00 ╚═════════════════════════════════╝

То есть сверху находятся гибкие непредсказуемые задачи, которые выполняются в определённые для них промежутки. Ниже находится почасовой вид дня с жёсткими задачами.

На схеме специальной полосой с надписью «текущее время 10:21» отмечено текущее время. Оно указывает на промежуток для работы с непредсказуемыми задачами, а это значит, что сейчас я должен трудиться над подготовкой статьи для блога. Чем и занимаюсь.

Метод коротко

Уж очень многое сегодня написано о появлении метода и его деталях, пора привести краткую сводку для удобства использования.

1. Разделите свои задачи на жёсткие рутинные и гибкие непредсказуемые.
2. Распределите жёсткие задачи по часовой разбивке дня.
3. Определите промежутки для работы над гибкими делами.
4. Сформируйте список гибких дел в порядке убывания важности.
5. Расположите список дел и почасовую разбивку так, чтобы их всегда было видно.
6. Выполняйте жёсткие задачи в отведённое для них время.
7. Во время работы над гибкими делами трудитесь над наиболее важным делом.
8. Пересматривайте приоритеты в списке гибких дел по мере необходимости.

Спасибо за прочтение! Надеюсь, приведённая выше техника поможет составить вам полезный план на день, учитывающий непредсказуемость некоторых дел.

Полезно было узнать о том, как небольшой список может избавить от большой прокрастинации? Подписывайтесь на блог «Итак, список» — не пропустите и другие хитрости этих неприметных, но мощных инструментов. Вы и так знакомы с ними? Сомневаюсь, слишком уж много секретов они таят.

Список ссылок

[1] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2
[2] «Мольтке о планировании» из дневника dlutskiy в «Живом журнале»
[3] «Метод Айви Ли: как составить список дел, чтобы достичь пика продуктивности» с сайта «Лайфхакер»