Виды чек-листов. Чек-листы-минусовки и негативные чек-листы

Немного предыстории

Весной 2024 года, когда блог «Итак, список» ещё публиковался на VC, произошло примечательное событие. Тематика блога вдохновила другого пользователя площадки, Дмитрия Литвака, написать собственную статью про чек-лист. Его статья рассматривает необычный вид чек-листов. Что это за чек-лист будет рассказано далее.

Сейчас «Итак, список» не публикует свои статьи на том веб-сайте, но, вероятно, стоит сделать исключение для этой, посмотрим.

Сам Дмитрий назвал описанный им чек-лист словом «минусовка», и это слово мне понравилось, я решил его применить и здесь. Другой пользователь, Марат Хакимов, в комментарии подсказал, что такие чек-листы называются «негативными чек-листами».

Мне кажется, что эти чек-листы сильно отличаются друг от друга, хотя и тот, и другой заслуживает внимания. Давайте разбираться.

Что человек уже знает про виды чек-листов?

Люди, а особенно читатели этого блога уже могут быть знакомы с некоторыми видами чек-листов: чек-листы действий (READ-DO, прочитай и сделай) и инспекционные чек-листы (DO-CONFIRM, сделай и подтверди). Этим двум видам в блоге посвящён отдельный пост, мы сейчас не будем им уделять много внимания.

Вопросом, что такое чек-лист вообще здесь мы тоже не будем заниматься. Для этого также существует отдельный пост. Там же можно найти множество ссылок на дополнительные материалы. Например, есть пост про правила постановки выполнимых задач. Или материал о том, как составить чек-лист.

Сегодня речь пойдёт про особые виды чек-листа. Такие контрольные списки редко упоминаются где-либо, хотя и часто встречаются в жизни.

Чек-лист-минусовка

В своём посте Дмитрий привёл прекрасные примеры для такого чек-листа. Первый пример описывает чек-лист, сопровождающий приготовление шашлыка. Наша задача состоит в том, чтобы следовать рецепту и приготовить вкусный шашлык. В то же время есть что-то, что мы делать не должны. Ведь это что-то испортит наше блюдо. Минусовка здесь предостережёт человека от ошибок.

То есть, чек-лист-минусовку можно определить примерно так:

Если чек-лист — это дорога к цели или проверка, что мы пришли по нужному адресу, то минусовка — это защита от потери верного пути. Например, чтобы попасть в Австралию, нужно не купить билеты в Австрию. Чтобы приехать на Ленинградский проспект в Москве, нужно не уехать на Ленинский.

При этом способов ошибиться так много, что своим количеством они бы могли легко затмить пункты основного контрольного списка. Поэтому упоминать стоит только те, которые представляют реальную угрозу.

Из самого предложенного выше определения чек-листа-минусовки можно увидеть, что он не вполне самостоятелен. Ему нужен обыкновенный чек-лист, чтобы обеспечивать дополнительные проверки.

Вот так мог бы выглядеть рецепт шашлыка из баранины, дополненный минусовками, полными защитных проверок:

☐ Возьмите мясо барана
  ☐ Возраст барана не больше 1 года
  ☐ Мало прожилок, жира
  ☐ Нет запаха портящегося мяса
  ☐ Мясо не было заморожено
☐ Замаринуйте мясо
  ☐ Не добавляйте много специй в маринад
☐ Пожарьте мясо
  ☐ Не нанизывайте куски слишком плотно, это не позволит хорошо их прожарить
  ☐ Не используйте жидкость для розжига, чтобы избежать химического запаха
  ☐ Избегайте открытого огня
  ☐ Не заливайте огонь водой от пламени, переворачивайте горящие угли

За основу я взял рецепт с сайта NUR.KZ. Попробуйте перейти на веб-сайт и посмотрите на сам рецепт. Заметили, что во время прочтения вы то и дело натыкаетесь на формулировки, пресекающие нежелательные действия? А за самый последний пункт спасибо Дмитрию.

Спрятанный список защитной минусовки можно встретить и в знаменитой книге «Чек-лист» [1].

Вот пример одного из самых удачно разработанных чек-листов, с которыми мне приходилось сталкиваться, — чек-лист на случай остановки двигателя на одномоторном самолете Cessna. <...> Однако первым пунктом в чек-листе идет потрясающая формулировка: ПРОДОЛЖАЙТЕ ПИЛОТИРОВАНИЕ. Это объясняется тем, что летчик так отчаянно пытается снова запустить двигатель, что крушение происходит по причине перегрузки мозга, поскольку пилот начинает думать о том, что пошло не так, и забывает о своей главной задаче – управлении самолетом. Поэтому дело не в функциональной жесткости чек-листа, а в том, чтобы увеличить шансы людей на выживание.

В каком-то смысле «ПРОДОЛЖАЙТЕ ПИЛОТИРОВАНИЕ» можно понимать как «Не прекращайте управлять самолётом», то есть минусовка.

Пример с шашлыком достаточно понятен, но это не значит, что такой тип чек-листов можно применить только в этой ситуации. Защиту от схождения с пути можно применять везде: от простых рецептов до сложных бизнес-процессов.

Негативный чек-лист

Помните ли вы разницу между чёрным списком и белым? Интуитивно, кажется, что чёрный — это про непроглядную темноту, а вот белый — это светло как днём. Правда, если вы заведёте чёрный список на телефоне, то дозвониться вам не смогут несколько несчастных. А вот если воспользуетесь белым списком, то лишь немногие счастливчики смогут пообщаться с вами.

Вот и негативный чек-лист хотя и звучит страшно, даёт больше свободы, чем обыкновенный. Попробуем дать ему определение.

Не могу обещать, что это определение не изменится, но сейчас оставим его как есть. Уже упомянутый выше Марат Хакимов привёл ссылку на статью, описывающую работу негативного чек-листа.

В статье [2] рассказывается об успешном, но малоизвестном управляющем финансовыми портфелями Джоэле Тиллингхасте. Его бизнес-процессы построены таким образом, что вопрос «куда инвестировать» он решает при помощи ответа на вопрос «куда не инвестировать».

Сначала находятся недооценённые по нескольким показателям акции, а затем они отсеиваются с помощью негативного чек-листа.

Между упомянутыми видами чек-листов точно есть разница?

Да, разница чек-листа с минусовками и негативного чек-листа существенна. В первом случае нужен максимально точный результат, и мы ещё по пути оберегаем его дополнительными защитными пунктами.

Во втором случае мы принимаем широкий набор результатов. На языке еды можно было бы сказать, что наша задача не приготовить конкретный шашлык, а вообще поесть хоть что-то. Главное, чтобы это было не острое и не кислое.

Преимущества есть у обоих видов контрольных списков, есть и проблемы. Первый тип обеспечивает высокую точность, на его основании можно выстраивать предсказуемый процесс. Это часто полезно в бизнесе: такие чек-листы помогают получать предсказуемые результаты, позволяют осуществлять контроль. С другой стороны, они не выдерживают изменяющихся обстоятельств. Многое ли сохранилось бы актуальным, если бы вместо баранины мы взяли картошку?

От второго типа не стоит ожидать точности в исполнении задачи. Зато он позволяет проявить гибкость, выбрать свой способ достижения цели, добавить новые пункты по мере необходимости. Почти как в случае списка дел. Достаточно полезно для творческой работы, где всё же нужно придерживаться определённых границ действий.

Заключение

Хотя упомянутые виды контрольных списков поначалу кажутся очень похожими друг на друга, между ними есть существенная разница. Минусовки — это вспомогательные чек-листы для обычных чек-листов, улучшающие точность выполнения задания. Негативные чек-листы — это такие контрольные списки, которые оставляют большое пространство для решения широко поставленной проблемы.

Довольны, что знаете, как усилить контрольные списки вспомогательным чек-листом? Подписывайтесь на блог «Итак, список», познакомитесь и с другими формами списка или чек-листа, особенностями их применения. Такого их многообразия вы точно не ожидали! Материалов для прочтения масса. Помогут и в работе, и в жизни.

Список ссылок

[1] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2
[2] «Он лучше Уоррена Баффета. И как ему помогает «negative checklist».» с сайта VC.ru