Зачем нужны чек-листы

Рассматриваем знакомый инструмент с разных сторон

Блог «Итак, список» регулярно рассматривает чек-листы с совершенно различных сторон. В отдельной статье рассматривалось, что такое чек-лист. В другой обнаружилось, что более старое название чек-листа, контрольный список, встречается на 18 лет старше слова checklist.

Что-то было и про деятельность ответственных лиц: использование чек-листов для обеспечения порядка в ресторанной сети обсуждалось в статье про КЛН. Любители бизнес-процессов смогут найти многое для себя под тегом «Бизнес».

Правда, до этого момента основательно не рассматривалось, зачем нужны эти замечательные инструменты. В этом материале мы разберёмся с назначением чек-листов.

И всё-таки, зачем нужны чек-листы?

Если посмотреть на определение из поста «Чек-лист. Это что за список?», то можно увидеть, что чек-лист — это перечень пунктов либо для достижения цели, либо для проверки её достижения.

То есть контрольный список — это путь к достижению желаемого результата. И, как это бывает с путями, лишь немногие пути ведут к цели. Ценность чек-листа в том, что он документирует этот желанный путь.

Цель любого чек-листа вне зависимости от его типа состоит в том, чтобы привести исполнителя к нужному результату. Прочие нюансы при этом могут варьироваться. Например, чек-листы действий («ПРОЧТИ — СДЕЛАЙ», READ-DO) ведут к цели в определённой последовательности. Инспекционные чек-листы («СДЕЛАЙ — ПОДТВЕРДИ», DO-CONFIRM) не задают последовательность выполнения задач, но дают набор критериев, позволяющих подтвердить или опровергнуть, что мы достигли желаемого результата. Больше о них в соответствующем посте.

Защитные чек-листы, описанные ранее как чек-листы-минусовки, обеспечивают защиту от нежелательных действий, когда происходит использование основного чек-листа. Негативные чек-листы готовы считать приемлемым разный результат, пока он держится в некоторых границах.

Где используются чек-листы?

Со знанием дела могу сказать, что чек-листы используются в разработке программного обеспечения. Дело в том, что я сам обеспечиваю их использование, потому и знаю. Часто процесс разработки разделён на этапы, и чек-лист можно выставить в качестве критерия приёмки перед следующим этапом разработки. А можно и перед целым следующим этапом проекта.

В методологии Scrum, применяемой для организации командной работы, так вообще есть два знаменитых чек-листа: definition of ready и definition of done.

В той же разработке ПО есть и более последовательные пользователи контрольных списков. Это QA-инженеры, то есть инженеры по обеспечению качества, тестирующие написанное программистами. Углубитесь, если вам интересно.

В самом начале статьи упоминались и ресторанные сети. Контрольные листы наблюдения вышли из корпорации McDonald’s, а затем распространились и в другие рестораны.

Контрольные списки применяются в медицине. Самая известная книга о чек-листах, которая так и называется «Чек-лист» [1], написана от лица хирурга Атула Гаванде. В его задачи входило создание универсального чек-листа, способного повысить безопасность хирургического вмешательства во всём мире.

Помимо медицины, в книге речь идёт о строительной отрасли, а также о, не побоюсь этого слова, королях чек-листов — пилотах. В авиации вокруг чек-листов сформирована целая культура, а трепетное отношение к контрольным спискам передаётся буквально от отца к сыну, судя по тому, что мне удалось прочитать на Reddit.

Своей привычкой пользоваться чек-листами пилоты заразили и смежные профессии. Авиаконструкторы массово используют динамичные чек-листы для проектирования самолётов. На каждом этапе производятся проверки за проверками. Всё необходимое выражено в чек-листах.

Да что говорить, и на Луну люди летали с чек-листами на запястьях.

В каждой из этих разных областей деятельности контрольные списки «ведут за руку» исполнителя через сложные земли к нужному результату. В конечном итоге чек-лист помогает компенсировать ограничения человеческой памяти и внимания, не позволяя пропустить важные этапы.

А что ещё про чек-листы?

О чек-листах существует вот такое распространённое мнение:

Хотя чек-листы являются ценными инструментами, чрезмерная зависимость от них может препятствовать критическому мышлению. Поэтому важно сохранять баланс между их использованием и обучением для поддержания когнитивного вовлечения и навыков решения проблем.

В той рабочей среде, где чревато брать на себя лишнюю ответственность, действительно можно найти такую проблему. Не факт, что при этом полностью отключается мышление, скорее, люди просто действуют осторожно.

Другое дело, когда исполнители сами являются авторами чек-листов. То есть в зону их ответственности входит создание или усовершенствование этих инструментов. В этом случае они могут с доверием следовать контрольному списку в период обычного хода работы. В случае возникновения нежелательных ситуаций авторы-исполнители могут включать своё критическое мышление на полную мощность. То есть проблема не в самих чек-листах, а в том, как распределена ответственность и какие возможности имеются.

Чек-листы применяются только на работе?

Вовсе нет, чек-листы можно применять и для бытовых дел: сбор чемодана в поездку, подготовка к празднику. Кроме того, чек-листы считаются полезными и в воспитании детей. В интернете возможно найти в продаже так называемые визуальные расписания. Это тоже разновидность чек-листа. Пример на изображении ниже.

Требовательный читатель может справедливо спросить, а где же тут ставить галочки? Не все контрольные списки требуют проставления галочек. Те же бумажные предполётные чек-листы, используемые в авиации, их не требуют.

В целом, чек-листы упрощают управление задачами и дают ощущение достижения целей, особенно если есть выполненный чек-лист. В этом блоге его называют списком сделанного.

На этом заканчивается разнообразие чек-листов?

Ох, если бы! Чек-листы могут принимать не только бумажную форму, но и цифровую, и даже физическую. Чек-листы используются при разработке компьютерных игр, а также... во время игры! Существуют люди, которые создают отдельные чек-листы для более полного прохождения цифровых развлечений. Более того, некоторые выставляют такие чек-листы на продажу. Об игровых чек-листах в блоге ещё нет материала, но планы на это уже есть.

Использование чек-листов повсеместно, ведь чек-листы помогают пройти проверенной дорогой в сложной среде. А как не радоваться более надёжным и быстрым результатам? Ведь кто-то когда-то нашёл для нас эту дорогу. Нашёлся когда-то человек, выполнивший за нас сложную работу по решению непростой проблемы и зафиксировавший её в чек-листе.

Оценили всю любовь к чек-листам, заключённую в этом тексте? Подписывайтесь на блог «Итак, список» — не пропустите и другие хитрости этих неприметных, но мощных инструментов. Вы и так знакомы с ними? Сомневаюсь, слишком уж много секретов они таят.

Список ссылок

[1] Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», ISBN 978-5-9614-3455-2